Ile naprawdę kosztuje ręczna obsługa zapytań ofertowych w hurtowni B2B

W większości hurtowni nikt tego kosztu nie liczy, bo nie ma go na żadnej fakturze. Ofertowanie „robi się samo", czyli robią je handlowcy, między telefonami, wysyłkami i reklamacjami. A skoro pensje i tak są płacone, temat nie istnieje. Policzmy więc to, czego nie widać.

Składnik 1: czas, który widać

Jedna wycena to zwykle 8–20 minut: przeczytać maila, ustalić, o który towar chodzi, sprawdzić cennik i stany, napisać odpowiedź. Weźmy ostrożnie 12 minut i firmę, do której trafia 15 zapytań dziennie: mailem, przez formularz i telefonem łącznie.

To jest składnik, który najłatwiej policzyć, i paradoksalnie najmniej groźny, bo przynajmniej te oferty wychodzą.

Składnik 2: oferty, które wychodzą za późno

Klient B2B, który pyta o cenę, zwykle pyta w dwóch–trzech miejscach naraz. Odpowiedź po dwóch dniach często oznacza, że zamówienie jest już złożone gdzie indziej. Nie dlatego, że konkurent był tańszy, tylko dlatego, że był pierwszy. Tego składnika nie zobaczysz w Excelu, bo przegrane zapytania nie zostawiają śladu. Zostaje po nich tylko cisza.

Składnik 3: oferty, które nigdy nie wyszły

Sezon, urlop, targi, dwóch handlowców zamiast trzech, i część zapytań po prostu umiera w skrzynce. Jeśli przy zamówieniu hurtowym marża to 750–3 000 zł, każde takie zapytanie to realny, policzalny ubytek. Dwa przegapione zamówienia miesięcznie potrafią kosztować więcej niż cały składnik pierwszy.

Jak policzyć własne liczby

1. Policz zapytania z jednego, zwykłego tygodnia, ze wszystkich źródeł: mail, formularz, telefon.
2. Zmierz czas trzech–czterech wycen (uczciwie, od otwarcia maila do wysyłki).
3. Pomnóż przez pełny koszt godziny handlowca (dla etatu 7–9 tys. zł/mc to 50–65 zł/h).
4. Dodaj pytanie bez odpowiedzi w arkuszu: ile zapytań w zeszłym miesiącu zostało bez oferty?

Jeśli nie chcesz liczyć ręcznie, przygotowaliśmy kalkulator, który robi to w 30 sekund, na Twoich liczbach.

Kiedy to się NIE opłaca automatyzować

Uczciwie: jeśli wyceny zajmują Wam kilka godzin w miesiącu, system się nie zwróci, bo koszt wdrożenia i utrzymania przewyższy oszczędność. Sensowna granica to około 8 godzin tygodniowo poświęcanych na same wyceny, czyli mniej więcej 30 godzin miesięcznie. I to jest właściwa miara, nie liczba zapytań: trzy wyceny dziennie po 45 minut bolą dokładnie tak samo jak dziesięć po kwadransie. Wyjątki od tej granicy są dwa: pojedyncza oferta ciągnie się godzinami (wielopozycyjne listy, dobór, kompletacja) albo zapytania leżą, bo po prostu nie ma komu na nie odpowiadać. Sama platforma B2B tego nie rozwiązuje, jeśli wycenę, rabat i fakturę i tak przygotowuje handlowiec.